Smarte valg gir innsikt og resultater

Av Sigurd | iExcel Blogg

May 01

Du får satt brikkene på riktig plass med iExcel Arbeidsbøker

Få satt brikkene på plass

Et iExcel medlemskap gir grunnleggende forståelse for regnskap, lønn og fakturering. iExcel forenkler, forklarer og gjør deg mer kompetent. Du kan selv ta hånd om oppgaver som regnskap og lønn. Ditt medlemskap inneholder nemlig tilhørende iExcel Arbeidsbok i Proff-versjonen. Da kan du gjøre jobben i intelligente Excel-regneark fremfor å måtte bruke rigid, fastlåst, kjedelig og kostbar programvare eller webløsning. Endelig har tiden kommet for at du kan være din egen herre, og selv kunne bestemme hvordan du vil utføre jobben. iExcel gjør deg kompetent, selvstendig og produktiv.


Les historien om hvordan det gikk med de tre gründerne som skulle velge løsninger for regnskap og lønn.

3 valg – 3 løsninger – 1 fremtid

Tom, Bente og Pål er tre gründere med hver sin nettbutikk. De tok Oslo kommunes etablererkurs i “Grunnleggende regnskap”, og ble der litt kjent med hverandre. Senere, da de etablerte sine virksomheter måtte de ta noen viktige valg. Ett av valgene var dette: “Hva skal jeg gjøre med lønn og regnskap?” Denne historien tegner et bilde av Tom, Bente og Pål sine erfaringer knyttet til dette spørsmålet.

.

behov

1. Behovet oppstår

Alle de tre gründerne hadde lav kompetanse på regnskap og lønn, og var usikre på hva de skulle gjøre. De kjente ikke særlig godt verken til virksomhetens behov eller tilbudet av løsninger i markedet. Det var mange selgere, agenter og “forstå-seg-på’ere” som var frempå med sine “velmente” råd.


.
Tom lot seg påvirke av mantraet “Overlat regnskapet til en ekspert, og konsentrer deg fullt og helt om egen virksomhet”. Han valgte regnskapsbyrået Adund AS, som fristet med timesats på 680 kroner i timen.
Bente verdsatte å være fri og selvstendig, og hun ville gjerne utvide sin personlige kompetanse innenfor sine ansvarsområder. Lønn og regnskap var så viktig å ha kontroll over, at hun kunne ikke drømme om å overlate det til andre. I tillegg var hun generelt skeptisk til leverandører med sterkt salgsfokus og monopol på egne spesialløsninger. Bente valgte derfor konseptet iExcel, som hun umiddelbart fikk et godt inntrykk av.
Pål hadde vært i kontakt med en energisk og overbevisende selger fra Mamut. Selgeren anbefalte en “Mamut-løsning for fremtiden”, som han kalte det. Den kom på et femsifret beløp, pluss noen tusen hvert år for vedlikeholdskontrakt. Pål lot seg overtale og skrev under avtalen på det anbefalte Mamut-systemet.
.

.

2. Komme i gang

I en oppstartsfase er det mye som skal på plass, blant annet interne rutiner, god papirflyt, kontoplan, systematisering av bilag, etablering av samarbeid og innlæring av tekniske løsninger og metoder. Mye av dette arbeidet er det uhensiktsmessig eller praktisk umulig å delegere til andre.

.

Tom, som fikk regnskapet bokført av Adund AS, måtte selv ordne med bilag og interne rutiner. Kontaktpersonen Bertil, var en dyktig og grundig regnskapsfører, men også en ærekjær person med sterke meninger. Han krevde at Tom leverte bilagene ferdig kontert med påskrift om hva de gjaldt. Tom begynte å se tegningen, og ergret seg over at han ikke kunne mer regnskap. Da skulle han tatt bokføringen også, siden han allerede utførte så stor del av jobben. Han følte at han betalte 680 kroner i timen for en jobb som han selv kunne fikset med litt mer erfaring og kunnskap.

Bente startet opp med gratis-versjonene til iExcel for å teste konseptet og sine Excel- og dataferdigheter. I begynnelsen strevde hun litt med utpakking av ZIP-filer, og å få makroene aktivert. Hun lærte imidlertid fort, og syntes det var morsomt og lærerikt å jobbe i Excel-regneark. Hun satte pris på alle mulighetene som lå i Excel, fikk inntrykk av at iExcel hadde en komplett løsning som ga henne alle muligheter til å lykkes. Alt var nå opp til henne, og det var slik hun likte å ha det.

Pål forsøkte flere ganger å sette opp Mamut selv, for å kunne starte opp med å føre bilag. Hver gang ga han opp, for oppgaven var teknisk komplisert og krevde erfaring. Først noen uker etter at fristen for første mva-oppgave var overtrådt, kontaktet han Mamut for å få hjelp av en ekspert. Det endte med en ekstrakostnad på noen tusen og advarsel fra Skattemyndighetene.

.

3. Bokføring

Jobben med bokføring og lønn er i utgangspunktet ikke annet enn å registrere data fullstendig og korrekt. For å gjøre dette effektivt er det en fordel om man enkelt kan sjekke tidligere bokførte bilag, kopiere data fra andre bilag, beregne beløp i systemet, legge inn merknader, markere celler, sjekke rapporter, registrere flere bilag samtidig, samle opp spørsmål til senere og ikke minst – foreta korrigering av feil.
..

Tom opplevde at han som kunde ikke ble lyttet til. Regnskapsmannen Bertil gjorde mye arbeid som Tom oppfattet som unødvendig. Bertil brukte mye tid på periodiseringer, øreavrundinger og finurlige rapporter med nøkkeltall, grafer og fortolkninger. Tom var ikke interessert i innholdet i disse rapportene, siden de var lite aktuelle. Noen av Toms kostnadsbilag ble avvist uten annen begrunnelse enn at de ikke kunne godtas. Daglig leder for regnskapsbyrået forsvarte Bertils jobb med at han hadde et stort ansvar, og måtte få standardisere måtene han utførte sin jobb på.

Bente på sin side fant fort ut at det var lurt å oppgradere til iExceler-medlemskap. For bare 2000 kroner i året fikk hun “Gullpakka”, bestående av Premium-versjonen av både iExcel Regnskapsbok, iExcel Fakturabok og iExcel Lønningsbok, med diverse bonusinnhold. Hun lærte seg raskt Premium-versjonene mens hun overførte data manuelt fra gratisversjonene hun hadde brukt. Tallene i de nye arbeidsbøkene fikk hun raskt til å stemme med de gamle. Hun fant også fort ut av systemet med bilagsmaler, og oppdaget at hun kunne kopiere data fra Lønningsboken til Regnskapsboken. Hun forsto at integrasjonene hun selv kunne lage i Excel var en optimal løsning. Fakturaboken tok hun i bruk på kunder som ønsket å få tilsendt faktura.

Også månedstransaksjonene fra nettbutikk og bank fikk Bente lagd integrasjoner til, slik at det var bare å lime hele måneders transaksjoner inn i Regnskapsboken. At hun etterpå kunne bokføre en måneds omsetning og inn- og utbetalinger på mindre enn 15 minutter var fantastisk. Bente gikk over til å lagre filene sine i Dropbox, og oppnådde dermed å ha Web-basert løsning samtidig som hun kunne jobbe mot filene på harddisken. Dropbox ga henne mulighet til å jobbe på filene hjemmefra, i tillegg til at hun fikk automatisk backup-løsning. Dropbox er gratis.

Bente ble så fascinert av iExcel’s måte å bygge opp Excel-systemer på, at hun tok en rekke Excel-kurs på internett. De fleste var gratiskurs hun fant på YouTube. Bente begynte raskt å lage egne systemer for andre arbeidsprosesser som hun hadde behov for å effektivisere. Hennes iExceler-medlemskap lot henne kostnadsfritt bruke Fakturaboken og Regnskapsboken også for båtforeningen hvor hun var kasserer. Og de gangene Bente gjorde feil, kunne hun korrigere feilene umiddelbart uten å gå den omstendelige og tidkrevende veien om korreksjonsbilag.

Pål strevde med Mamut, men fikk etter hvert lagt inn bilagene sine. Han syntes imidlertid at prosessen var unødig tungvint. Hvert bilag måtte bokføres 100 % før han kunne gå videre på neste. Når han oppdaget en feil var det ingen vei utenom å lage korreksjonsbilag. Selve programmet virket altfor avansert for en liten bedrift som hans.

Pål syntes at tvungen inndeling i massevis av ulike bilagstyper var unødvendig, og at systemet virket å være laget for erfarne eksperter. Det var spekket med fastlåste metoder, og siden Pål ikke brukte systemet mer enn 10-15 timer i måneden, glemte han det meste han hadde lært til neste gang. Pål trøblet med å sette opp integrasjonene mot blant annet Altinn. Han fant imidlertid fort ut at slik integrasjon uansett var oppskrytt, og at han ikke ønsket å bruke den. Da var det mye bedre å taste 10-12 tall inn i Altinn manuelt, for å kunne følge med på prosessen og ha full kontroll på resultatet.

.

 

4. Årsoppgjør og ligningspapirer

Etter årsslutt, blir første mål å få en korrekt saldobalanse (regnskap) og korrekt behandling av lønnsutbetalinger. Gjøres dette riktig, så skal årsregnskapet automatisk også bli riktig. Det kan imidlertid være lurt å få hjelp av en ekspert til ligningspapirene. I hvert fall første året. Den samme eksperten kan også kontrollere lønnsinnberetningen.

..

Tom hadde avtalt med Adund AS at de skulle utarbeide årsregnskap og selvangivelse til fastpris. Han fikk fortalt at han hadde fått en god pris. For Tom var det naturlig å la regnskapsbyrået ta årsoppgjøret, siden selskapet hans ikke trengte å bruke revisor.

Bente hadde fått stor entusiasme inn i sitt arbeid, og var blitt dyktig og erfaren på lønn, regnskap og Excel. Mye av æren for dette tilskrev hun verktøyet hun brukte. Hun hadde sans for at iExcel Arbeidsbøker hadde en innebygget intelligens som var helt åpen og synlig. Nettverket hvor hun møtte andre iExcelere ga også verdifulle innspill til Bente.

I forbindelse med ligningspapirene skrev Bente et innlegg på iExcel Forum hvor hun søkte hjelp. Hun fikk tilslag fra en pensjonert revisor til en vesentlig rimeligere pris enn ellers. Siden hun selv hadde klart å lage et avstemt og korrekt regnskap (i.e. saldobalanse) fikk hun ut årsregnskapet automatisk fra iExcel Regnskapsbok Pro.

Pål tok kontakt med den samme konsulenten hos Mamut som hjalp ham i gang. Han endte opp med en regning på over 7000 kroner for ligningspapirer og årsregnskap.

.

.

5. Skifte system

Når man skifter system, påløper det en del ekstra arbeid, og endringskostnaden kan bli stor. Avtaler må bringes til opphør, og mange leverandører har ufine standardvilkår for å tyne ut ekstra kroner fra kunder på oppsigelse. Det er gjerne nå flere kostbare overraskelser kommer.

..

Tom fikk etter hvert nok av Adund AS, som lagde for mye jobb uten verdi. Fakturaene ble altfor høye, og noe måtte gjøres. Tom hadde kommet i kontakt med en tidligere klassevenninne som ønsket å jobbe på timebasis. Hun var ikke autorisert regnskapsfører, men hadde lang erfaring fra regnskapsbyrå. Med kostnad på bare 400 kroner timen, og muligheten til å få regnskap og lønninger ført internt, lot Tom seg friste.

Alt de trengte nå var regnskapsprogram og lønnssystem.  Denne gangen ringte Tom til Bente for å forhøre seg, og han fikk varme anbefalinger om å prøve ut iExcel. Bente tilbød seg å hjelpe de i gang, siden hun nå var blitt så dreven på Excel og iExcel’s arbeidsbøker. Tom takket ja til tilbudet, og hans timeansatte regnskapsmedarbeider kom i gang med iExcel uten problemer.

Bente fortsatte med iExcel, og hun brukte Excel-regneark til de fleste oppgaver i sin bedrift. Hun bidro tilbake til iExcel-samfunnet med forslag til forbedringer, blogginnlegg og mange svar på iExcel Forum. Hun ble utnevnt til iExcel Forum Administrator, og gledet seg over å kunne hjelpe andre iExcel-medlemmer til å utvikle seg og sin bedrift.

Bente ble en god ambassadør for iExcel, og fikk inn mange nye medlemmer gjennom å fortelle de fordelene med konseptet. Etter hvert fikk Bente forespørsel om å ta konsulentoppdrag basert på sin iExcel-kompetanse.  Hvis Bente en vakker dag skulle byttet ut iExcel, ville det gått problemfritt. Hun hadde enkelt fått overført data fra Excel til nytt system. Hun ville hatt de gamle dataene tilgjengelig til evig tid, siden de er i et filformat som kan leses uten spesialprogrammer.

Pål fant ut at han ville kutte ut Mamut da han fikk faktura for et nytt år. Han sendte umiddelbart skriftlig oppsigelse, men fikk et provoserende svar tilbake. Mamut påberopte seg en 3 måneders oppsigelsestid, jfr. sin standardkontrakt. Dermed krevde de at Pål betalte for vedlikeholdskontrakt i enda ett år, selv om han ikke skulle bruke systemet mer. Pål undret seg over hvilke rettferdige og etiske grunner Mamut hadde for å tvinge kundene til å betale for 12 måneder ekstra når de sier opp?

.

6. Evaluering

Hvor gode valgene er, viser seg best over tid. Mange leverandører søker å gjøre kundene avhengige og ute av stand til å hjelpe seg selv. De prøver også å få solgt stadig mer avanserte integrerte løsninger, uavhengig av kundens behov. Heldigvis finnes alternativer hvor leverandør jobber sammen med kunden for at han skal klare seg selv. Hos iExcel er kunnskaper, verktøy og samarbeid samlet i et konsept som gir kundene økt styrke, kompetanse, selvstendighet, frihet og arbeidsglede.

.

Tom fikk seg noen dyre lærepenger, mens læreverdien ellers var liten. Hans relasjon til regnskapsfører var dårlig, noe som gikk ut over trivselen på jobben. Han følte seg maktesløs og tappet for energi. I dag kan han angre på sitt valg, fordi han mye heller ville gjort som Bente og valgt iExcel.  Tom inntok fra første stund et passivt og distansert forhold til regnskap og økonomi. Dette virker hemmende på både bedriften og han selv. Tom fikk heller ikke mye positivt personlig utbytte av sitt valg, og er i dag i nesten samme usikre situasjon som da han startet. Å overlate kompetanseoppgaver som regnskap og lønn til en ekspert viste seg faktisk å være en dyr og dårlig løsning i Toms tilfelle.

Bente derimot, opplevde en fin tid hvor alt gikk hennes vei. Hennes innsats og utradisjonelle valg sparte henne for tusenvis av kroner. Hun valgte en super løsning som har gitt henne frihet, selvstendighet, styrke og kreativitet. Hennes valg løftet henne opp til å bli en person med verdifull og attraktiv kompetanse. Hun nyter stor respekt for sitt engasjement.

Bente har oppdaget at hun kan løse de fleste problemer selv, og unngår å kjøpe dyre konsulenttjenester eller dataprogrammer.  Hennes selvstendighet og kunnskapsnivå gjør at hun er nøye med hvem hun lytter på råd fra. Det viktigste er å følge de råd som har frihet og ærlighet i fokus. For dessverre er det mange som har en skjult agenda med sine råd. Bente har utviklet seg til å bli en sterk, dynamisk og målbevisst leder som styrer seg selv og sin bedrift til suksess.

Pål fikk lært seg Mamut, og deres særegne måte å sette opp programmer på. Nå er kunnskapen verdiløs siden Pål aldri mer vil bruke Mamut. Riktignok lærte han noe bokføring, men han har fått et dårlig forhold til regnskap, lønn og datasystemer. Pål lærte seg ikke Excel, erfarte aldri hvor enkelt det er å lage egne integrasjoner og vet ikke hvordan man bruker Dropbox. Etter at vedlikeholdskontrakten med Mamut gikk ut, fikk han ikke lenger tilgang til sine egne data. Han måtte skrive alle rapporter ut på papir eller til PDF. Pål har blitt mer skeptisk til leverandører av dataprogrammer.

Pål har så langt betalt flere ti-talls tusen kroner mer enn Bente. Hans valg var definitivt ikke det beste, og nå begynte det å haste med å skaffe seg et nytt regnskaps- og lønnssystem. Hva skulle han velge? Han visste ikke, før han en kveld møtte Bente helt tilfeldig på toget. Etter å ha lyttet til hennes historie, forsto han at det er lys i tunnelen – også for ham…

 Blogginnlegget er skrevet av statsautorisert revisor Sigurd Renander

Om forfatteren

Sigurd Renander er statsautorisert revisor og iExcel's fagmann på regnskap og Excel. Hans mål er at folk i småbedrifter skal være dyktige og selvstendige nok til å klare seg selv. Hver uke hjelper Renander flere medlemmer med iExcel Premium til å løse små og store problemer. Han sørger for at iExcel Premium blir et trygt valg også for de som er i startfasen.