Kunnskapsbrev # 3

Økte Excel-ferdigheter med Kunnskapsbrev nr. 3

Velkommen til iExcel's Kunnskapsbrev nr. 3, og enda flere verdifulle kunnskaper om bruk av iExcel Arbeidsbøker og Excel. 

Er du blant de som har trodd at nettbaserte systemer er så mye bedre? Vi er uenige i påstanden, unntatt for store virksomheter. Små bedrifter hvor det er 1 person som gjør jobben med regnskap, lønn eller faktura er det bedre med Excel-baserte systemer. Excel har du glede av å kunne, og det er et program som gir muligheter og påkaller din kreativitet. Fordelene du får av Excel blir større og større i takt med dine ferdigheter. Ikke minst så er det mye mer morsomt å jobbe i Excel-systemer.  

I mindre bedrifter er det ekstra viktig å holde seg til dataløsninger som bygger opp kunnskaper og holder nivået oppe. Helautomatiske, programmerte løsninger virker på sikt fremmedgjørende og fordummende. Det er nettbaserte systemer som går lengst i å ha som mål at maskinene skal overta hele jobben. Gjennom å satse på å bygge opp Excel-ferdigheter og bruke Excel der du kan, sørger du for at du alltid holder deg faglig oppegående og finner smartere måter å jobbe på enn noen standard-systemer klarer å levere. Dine kunnskaper kvaliteter både din arbeidsgiver og deg selv får stor glede av. 

Den som velger iExcel Arbeidsbøker får fordelene av et lokalt system, samtidig som de største fordelene med nettbaserte systemer kan oppnås svært enkelt - Det er bare å lagre Excel-filene på en nettjeneste som Dropbox. De viktigste grunnene til Dropbox's suksess er:  

iExcel Arbeidsbøker - velg online eller offline

Desktop-versjonen kan lagres hvor du vil

  • Dropboxer gratis og er populært fordi det er så brukervennlig. Etter å ha installert Dropbox fungerer løsningen som en hvilken som helst filmappe. Det er bare å lagre filene på Dropbox-filmappe og alt fungerer av seg selv i bakgrunnen.
  • Dropbox fungerer på en rekke ulike plattformer og er lett å tilpasse eksisterende arbeidsflyt
  • Automatisk backup med mulighet til å gå tilbake til tidligere lagrete versjoner
  • Tilgang fra ulike datamaskiner og hvor enn du er i verden
  • Deling av filer får du til enkelt med de som eventuelt skal hjelpe deg
iExcel Arbeidsbøker = Registrer data, Kontroller resultatet, godkjenn eller juster data

Det er lett å bli glad i den naturlige måten iExcel Arbeidsbøker kan brukes på. I forrige kunnskapsbrev ga vi eksempler på hvordan du kan legge inn data på ulike måter. Har du ikke kommet i gang enda, så anbefaler vi deg å ta en titt tilbake for full oversikt. 

iExcel Mini-Regnskap - en huskeliste

Bilagsdata legges inn i 'Reg.'-arket.

Arket 'Kontoplan-Saldobalanse' er et kombinasjonsark, og det er her du finner hvilke konti du kan bruke (Kontoplanen). Etter at du har bokført noen bilag, finner du resultatet også i dette arket (Saldobalansen).

I tillegg får du regnskapstall i arket 'Rapport' som gir Resultatregnskap og Balanse basert på de bokførte bilagene.

Inngående balanse i Mini-Regnskap

Et regnskap skal alltid ha med seg tall fra tidligere perioder. Eiendeler du hadde den 31.12 i fjor har du fortsatt den 1.1. i år. Gjeld du hadde siste dagen i fjor er også med deg inn i det nye året. Og siden Egenkapital pr. definisjon = Eiendeler - Gjeld, så har du samme forholdet her. Det er altså snakk om balansekonti, og det er snakk om at UB (utgående balanse, eller utgående beholdning) for slike konti et år automatisk skal være IB (inngående balanse/beholdning) påfølgende år. Balansekonti har kontonummer fra 1000 - 2999.

Dette betyr at du må legge inn IB-tall i Mini-Regnskap. Tallene finner du i Endelig saldobalanse for fjoråret i henhold til det regnskapet som ble vedtatt på årsmøte/generalforsamling. Hvis du mangler Endelig saldobalanse, kan du legge inn foreløpig saldobalanse, og justere tallene i hht. Endelig saldobalanse når den foreligger. 

For resultatkonti er forholdet det at målingen av inntekter og kostnader avsluttes hvert år, og starter igjen på null den 1.1. hvert år. ​Det betyr at IB for alle resultatkonti er kr. 0, 00. 

Siden Mini-Q2, Q3 og Q4 skal ha med seg årets inntekter og kostnader helt fra 1. januar, skal det legges inn åpningssaldo for både balansekonti og resultatkonti. ​Ellers ville ikke resultatregnskapet kunne stemme. iExcel Mini-Q er bygget opp slik at dette skjer korrekt. Vi anbefaler imidlertid Mini-FA (helårsmodellen) eller enda bedre, iExcel Regnskapsbok Premium. 

iExcel Regnskap Mini-FA og Mini-Q1 - Inngående Balanse

 Som IB-tall i Mini-FA og Mini-Q1 2017 skal du legge inn tallene fra Endelig Saldobalanse i fjoråret (2016) Siden Regnskapsrapporten i iExcel Mini-Regnskap ikke har fjorårskolonne, er det unødvendig å legge inn fjorårssaldo for resultatkonti. Disse cellene er derfor grået ut i oppsettet. Fjorårsresultatet må være disponert i fjorårsregnskapet før tallene overføres, for å unngå debet-kredit differanser. minifa-og-miniq1-inngaende-balanse Inngående balanse MINIFA og MINIQ1        

iExcel Regnskap Mini-Q2, Q3 og Q4 - Inngående Balanse

IB-tall for kvartalene Q2, Q3 og Q4 skal være fra Saldobalansen i forrige kvartal. Siden regnskapet skal ha akkumulerte tall fra 1. januar i regnskapsåret, må resultatkonti også legges inn med inngående balanse i kolonne D. Før det blir bokført noen bilag i Q4 vil UB i kolonne F være lik IB i kolonne D. miniq2-q3-og-q4-inngaende-balanse Kontoplan med IB-tall fra 2016 lagt inn for balansekonti kontoplan-med-ib-tall-fra-2016-for-balansekonti

iExcel Regnskapsbok Premium - Kontoplan og Inngående Balanse

I forhold til Mini-Regnskap er Premium uendelig mye bedre. Bildet nedenfor viser ikke alt, men her er viktige punkter:

  1. Kontoplanen ligger sammen med Kunde- og Leverandørkartotek i en separat fil. Dermed kan du koble ulike versjoner av Regnskapsfilen til samme Kontoplan.
  2. Komplett kontoplan med 280 ferdig definerte konti.
  3. Konti som ikke brukes deaktiveres med verdien 0 i kolonne D. Da blir kontiene ikke med over til Regnskapsfilen, noe som gjør Premium til et enda mer enkelt og oversiktlig regnskapsprogram.
  4. Språkvalg med kontoplan på engelsk og nynorsk i tillegg til norsk bokmål.
  5. Egen kolonne for normal MVA-behandling på hver konto. Dette er til stor hjelp ved bokføringen, fordi fargekode angir for hvert bilag om mva-kode er aktuelt, og om den skal legges på debetkontoen eller kreditkontoen.
  6. Referanse-koder bestemmer hvor saldoen på hver konto skal inn i de ulike rapportene.
  7. Egen knapp for å sette inn nye konti
  8. Kontoplanen kan filtreres på alle kolonner, f.eks. kun aktive konti, kun konti som har fjorårstall, kun konti som styres til regnskapslinje 190 etc. iexcel-premium-kontoplanen-filtreres-pa-kolonner

Beste metodikk:  Registrer - Kontroller - Juster - Godkjenn 

iExcel's løsninger passer spesielt godt for alle som ikke er eksperter, og for regnskapsførere som av og til gjør feil eller fører komplekse regnskap hvor det ofte blir nødvendig å foreta justeringer i ettertid. Grunnen til dette er programmenes store fleksibilitet og at det er mulig å bruke en metodikk som virker. Andre programmer setter store begrensninger på hva du får lov til å gjøre. Dette er nødvendig i større virksomheter, men der det kun er deg som er ansvarlig og du har full kontroll på prosessen, er iExcel's fleksibilitet gull verd.

Microsoft Office Excel - Tips og triks!

Du har kommet et stykke på vei med å lære Excel. Som du helt sikkert vet så er det store fordeler å kunne Excel slik at du kan bruke den på en enda smartere måte.

Her gir vi deg flere nyttige tips. Kanskje du allerede kjenner til disse hurtigtastene fra før som omhandler navigering, filbehandling og behandling av celler. Ja da kan du hoppe bukk over dette avsnittet. Om du ikke kjenner til disse hurtigtastene, så har du mye å hente ved å lære de, og mye tid spart.  



Tips og triks 8: De 8 første hurtigtastene i Excel du bør lære deg

Her gir vi deg en rekke hurtigtaster for navigering. 

Flytte til kanten

Flytte til kanten av gjeldende dataområde i et regneark. Bruk CTRL+Piltast

Flytte til siste celle

Flytte til siste celle i et regneark, til den nederste brukte raden i den brukte kolonnen lengst til høyre CTRL + End

Gå til begynnelsen av en rad i et regneark

Tast : Home

Gå til begynnelsen av et regneark

Tast : CTRL+Home.

Gå ett skjermbilde ned i et regneark

Tast : PGDN.

Gå et skjermbilde opp i et regneark

Tast : PGUP.

Gå til neste ark i en arbeidsbok

Tast : CTRL+PGDN.

Gå til forrige ark i en arbeidsbok

Tast : CTRL+PGUP.

Tips og triks 9 : Behandle celler eller celle områder med data

Kopier

Tast : CTRL+C

Klipp ut

Tast : CTRL+X

Lim inn

Tast : CTRL+V

Gjenta siste handling

CTRL+Y

Angre

Tast : CTRL+Z

Merke fra celle til celle

Klikk på første. Hold ned Shift og klikk på neste

Merk usammenhengende celler

Klikk på første. Hold nede CTRL og klikk på neste

Merke hele regnearket

Tast : CTRL+A eller CTRL+Shift+Mellomrom

Merk en hel kolonne i et regneark

Tast : CTRL+Mellomrom

Merk en hel rad i et regneark

Tast : Shift+Mellomrom

Søk

Tast : CTRL+B

Søk-erstatt

Tast: CTRL+H

Formattere celler ved hjelp av dialogboksen

Tast : CTRL+1

Tips og triks 10: Filbehandling



Lagre

Tast : CTRL+S


Skriv ut

Tast : CTRL+P


Bereng nå (beregner alle regneark i alle åpne arbeidsbøker

Tast : F9


Takk for at du har fulgt med oss gjennom 3 av vår serie med Kunnskapsbrev. Om noen få dager mottar du en ny email som forklarer hvordan du kan komme enda raskere i mål med ditt regnskap. Hvis vi kan si at regnskap er morsomt, ja så kanskje vi klarer å overbevise deg også 🙂 

Med vennlig hilsen oss i iExcel