Kunnskapsbrev # 2

Kunnskapsbrev nr. 2 gir enda mer nyttig info

Registrering av data i iExcel Mini-Q programmer for Lønn, Regnskap eller Faktura

Basis-medlemskapet du har skaffet deg i iExcel Community har gitt deg noen nyttige programmer i verktøykassa. Helt gratis kan du nå laste ned Mini-programmer du kan bruke til å lage fakturaer, bokføre regnskap eller å ta lønninger. Din bruksrett til programmene du laster ned gjelder alle virksomheter du eier, eller foreninger du er medlem i. Du kan laste programmene ned så mye du vil. 

Vi som står bak iExcel har et oppriktig ønske om å få deg til å bli best mulig. Når du kan Excel og oppdager hvor godt du løser arbeidsoppgavene dine i Excel, kan du også se hvor bra programmer vi tilbyr deg her på iExcelbooks.no. Og hvis du har sans for Mini-variantene, så kommer du til å ha enda større glede av Premium, når du får behov for et reelt alternativ til nettbaserte og tradisjonelle regnskapsprogram, lønnssystemer og fakturaprogram. 

For at du skal få større glede av ditt medlemskap, gir vi ut en kort serie med Kunnskapsbrev. Disse vil gi deg enda bedre innsikt i hvordan du best kan bruke Excel-regneark til å få gjort jobben slik du ønsker.

iExcel Arbeidsbøker - hvordan organisere Mini-Q-filene

iExcel Mini-Q skiller seg i prinsippet ikke fra andre datafiler du jobber med. Filene bør arkiveres i en fornuftig og praktisk orden. Du bør lett finne igjen og ha kontroll på de originalfilene du skal jobbe i. 

Vår erfaring er at det lønner seg å holde seg til følgende prinsipper:

  • Filen du starter med, blir en fil du skal bruke for hele året. Denne kaller vi "Original-filen". Kun i  unntakstilfeller vil det være ønskelig å erstatte den med en ny fil og overføre data til denne. 
  • Du kan gjøre endringer i iExcel-filenes navn før du starter å legge inn data. Sørg for at filen er lukket, før du foretar endrer filnavn fra Utforsker (Windows) eller Finder (Mac).
  • Du kan så ofte du ønsker kopiere originalfilene som Sikkerhetskopi (backup), eller for å teste de o.l. Også dette gjøres fra Utforsker/Finder mens filene er lukket. Alle kopier plasseres i undermappe til Originalfil-mappen (for å unngå forveksling)
  • Unngå lange navn på filmapper. Bruk gjerne klient-NUMMER i stedet for klient-NAVN på filmapper
  • Hvert år skal ha sin egen filmappe
Anbefalt mappestruktur og lagring av iExcel-filer

Alle filer bør lagres systematisk slik at Originalfilene blir lette å finne og ikke kan forveksles med gamle kopier. Her er anbefalt oppsett til mappestruktur

1) Opprett en årlig filmappe for hvert selskap

For hvert selskap (klient) bør det opprettes en filmappe for hvert år for iExcel-filene og tilknyttet info. Hovedmappen her er for selskapet Demo AS, som er gitt klientnummer 33. Mappen ’44 Demo AS’ inneholder ingen filer, kun filmappe for hver av årene. Ny filmappe, 2017, opprettes når den tid kommer.

2) Ikke ha annet enn Originalfiler i arbeidsmappen - Legg alltid backupkopier i undermappe

Mappen ‘2016’ er en mappe med arbeidsfiler (i.e. Originalfiler) og vises i bildet nedenfor. Den inneholder iExcel-filene som brukes med underfilmappen ‘Backup-Gamle’ og andre filmapper du oppretter ut fra behov. Arbeidsmappen skal kun ha Originalfilene i hver kategori, og ikke en eneste kopi av filene. Navnet på originalfilen skal normalt ikke endres etter at den er tatt i bruk. Klientnummeret for Demo AS er ’44’, og dette nummeret erstatter prefiksene ‘003’ og ‘012’ i filnavnene.

3) Mini-Q gir mange filer i årets arbeidsmappe (flere enn Mini-FA og Premium)

I vårt eksempel er det anskaffet FA-versjon av Mini-Regnskap, mens det brukes Q-versjon av Lønn og Faktura. Det blir mange filer å håndtere for Faktura og Lønn siden det er en Q-versjon for hvert kvartal. Filene kan selvsagt flyttes til undermappe etter hvert som kvartalet de gjelder er over, men det er en smakssak. Både Mini-FA og Premium er gunstigere siden det kun trengs en fil for å dekke hele året.

4) Mini-Lønn tar kun en ansatt pr. Arbeidsbok (Excel-fil)

Mini-Lønn er litt spesiell. Modellen er designet for å brukes på kun en ansatt (gjelder både Q-versjonen og FA-versjonen). Har du en virksomhet med 3 lønnstakere, trengs det 3 filer av FA-versjonen og 12 filer av Q-versjonene for å dekke hele året. De som har investert i Premium-medlemskap trenger ikke mer enn 1 fil, og iExcel Lønningsbok Premium kan brukes på inntil 20 ansatte.


Unngå de mest vanlige feilene

Mennesker er forskjellige. Det er derfor et mangfoldig og fleksibelt dataverktøy er bedre enn standard-løsninger. Våre ulikheter gjør at vi har ulike oppfatninger og ulike metoder. Noen ganger fører en metode til et uønsket resultat. Noen ganger får iExcel melding fra et medlem med ønske om hjelp til å finne ut av og løse et problem.  Da er vi raskt på banen med gratis support for en enkel og praktisk løsning på problemet.

Nedenfor følger noen feil som ikke er helt uvanlige, og som er enkle å unngå hvis man kjenner til dette på forhånd: 


Å slå på Arbeidsbokbeskyttelsen

Arkbeskyttelsen gir deg den sikkerheten du trenger. Det å slå på Arbeidsbokbeskyttelsen er helt unødvendig, og med mange makroaktiverte Arbeidsbøker, blir det til og med helt feil. Derfor vil det bli feil hvis arbeidsbokbeskyttelsen slås på i en iExcel Arbeidsbok. I eksempelet ser du at knappen nedenfor ser du at Arbeidsbokbeskyttelsen er slått på, og at innholdet derfor vises i et altfor lite vindu. Hvis du opplever dette går du til ‘Se gjennom’ kategorien og deaktiver ‘Beskytt Arbeidsbok’ ved å trykke på knappen.


Å legge data inn i feil celler

Med iExcel-systemer er det gule celler som er ment å ha data eller endres. Inndata-ark inneholder også formler. Formlene henter viktige data fra andre ark basert på en celleverdi i aktivt ark. Et eksempel på dette er headingen på ‘Faktura’-arket. Dette er et rapportark med kun en gul celle (K4). Etter at Logo-bildet er erstattet med egen logo, er det kun celle K4 som skal endres. Alt det andre som vises på fakturaen er faste verdier eller formler som ikke skal endres.

Variable fakturaopplysninger hentes fra ‘Reg.’-arket. Hvis man f.eks. etter å ha slått av arkbeskyttelsen i ‘Faktura’-arket for å taste inn 31.12.2016 i celle P16, er formelen i cellen ødelagt, Da kommer datoen 31.12.2016 blir fakturadato på alle fakturaer, uansett nå de er utstedt. Nå gjør ikke dette verre skade enn at man kan legge inn formelen på nytt, men det beste er å unngå å overskrive formelen først som sist.

Det riktige er å gå til de gule cellene som er ment for innlegging av disse data, som i dette tilfellet er i ‘Start’-arket og ‘Reg.’-arket.


Å slette celler, rader eller kolonner i Inndata-ark

Alle som iExcel-brukere kan være trygge på at det er lov å gjøre feil. Feil er den beste måte å lære på, og feil kan repareres uten problemer.

I Inndata-ark skal det verken settes inn eller slettes noen celler. Hvis det gjøres, oppdager man umiddelbart at noe er galt. Da bør man gå ut av filen uten å lagre den. Er det lagt inn mye data siden sist lagring, kan dataområdet kopieres ut til en ny Excel-fil først. Hvis filen har blitt lagret, kan man vurdere å laste ned ny versjon av Excel-Arbeidsboken og overføre alle data dit fra den gamle filen. Det er flere muligheter, hvor å gå tilbake til siste backup-kopi er en av dem. iExcel gir gratis support for den som ønsker hjelp til å rette opp feil.

Her er et eksempel hvor arkbeskyttelsen er slått av for å slette fem bilag. Det har vært brukt feil metode (fem rader er slettet i ‘Reg.’-arket. Det korrekte ville vært å slette innholdet i cellene i dataområdet, og bare la cellene stå tomme. Bilagsnummer må justeres.

Konsekvenser av å slette celler: Se i bildet nedenfor hvordan formlene i P, Q og R har blitt feil ved at bilag 6 – 10 er fjernet ved å slette cellene til de fem bilagene i kolonnene B:O. Det som skjer er at mens resten av cellene i Dataområdet flyttes fem rader oppover, klarer ikke formlene til høyre for Dataområdet å henge med. Området med feil formler er indikert med rødt, og fortsetter hele veien nedover så langt det er celler med formler


Å ikke åpne filen med makroer aktivert

iExcel Arbeidsbøker har viktig programmeringskode i Makroer (Visual Basics for Applications – VBA). Programmene vil ikke fungere uten at de åpnes med aktivering av makroer.

Noen kan bli skremt av Microsoft’s sikkerhetsvarsler. Dette er imidlertid ikke annet enn standard meldinger fra Microsoft’s side, og de gjelder alle makroaktiverte filer eller filer som er lastet ned via Internett. Vi får også opp disse varslene når vi åpner egne filer vi laster ned. Du kan være trygg på at alle makroer i iExcel Arbeidsbøker er helt sikre så lenge du har fått de direkte fra oss. Derfor kan du svare ja på alle de sikkerhetsvarslene du måtte få opp på skjermen.

Her er sikkerhetsvarsler du kan møte, hvor du klikker på Aktivering, siden iExcel-filer du selv har lastet ned fra vår server er sikre:


Registrering av data og resultatene av dette

  • iExcel Mini-faktura
  • iexcel mini-regnskap
  • iexcel mini-lønn

Bokføring blir ikke mer intuitivt og oversiktlig enn det blir med iExcel. Du får  alle bilag i regnskapet på rad og rekke, og tabelloppsettet i Excel-regneark gjør at du kan filtrere alle data du ønsker å se samlet ut fra egne kriterier.

1. Tilpass kontoplanen slik du vil den skal være. Arket er beskyttet, men alle gule celler kan endres. Du kan starte med kontoplanen som er satt opp, og tilpasse den underveis ved behov. Den følger Norsk Standard, slik at balansekonti kommmer først (konto 1000-2999) og deretter resultatkonti (konto 3000-9999). Du bør selvsagt også følge samme systematikk som norsk standard.

Hvordan du endrer navn på en konto

Du ser at cellene for kontonavn i ‘Kontoplan-Saldobalanse’-arket er gule. Det indikerer at cellene ikke er låst, og at det er meningen at du skal kunne overskrive standard kontonavn med noe som passer bedre. Det vanligste er foreta endring i konto 1910 slik at reelt bankkontonummer ersatter 0’ene som står der. Hvis du ønsker at kontoens navn skal være ‘1234.55.67890 Driftskonto’ så skriver du bare det rett inn i cellen.

Vi anbefaler ikke å slette noen konti. Det er bedre å bli vant til å ha for mange konti enn å bruke tid på sletting

Hvordan legge til en ny konto i kontoplanen

Dette er et rapportark. Du kan derfor sette inn nye rader bare du passer på at de har samme formler som de andre radene i kontoplanen. La oss si du ønsker å sette inn konto 1920 PayPal hvor bedriften får noen betalinger fra nettsalg.
1. Opphev arkbeskyttelsen ved å bruke høyreklikk-menyen
2. Merk rad 30 og sett inn rad via høyreklikk-menyen
3. Ikke bry deg om A-kolonnen nå. Legg bare inn kontonummer 1920 i celle B30. Innleggingen av kontonummeret får A-kolonnen til å bli riktig
4. Evt. IB-tall fra fjoråret tastes inn. Sjekk at Formelen i F30 har kommet inn automatisk.
5. Voila! Du har lagt til en ny konto
6. Test gjerne ut at tall på kontoen kommer opp i ‘Rapport’-arket ved f.eks. å legge inn 77777 som IB-tall

Slik ser kontoplan-Saldobalanse ut med den nye kontoen og IB-beløp kr. 77.777. Siden det ikke er ført andre bilag er UB-saldo lik IB-saldo (kontoen er en balansekonto):

Og her ser du at saldoen kommer med på riktig linje i balansen:


2. Bokfør dine første 5 bilag og se hvordan resultatet blir i Saldobalansen og Regnskapsrapporten. Oppdatering skjer umiddelbart så lenge kolonne Q i 'Reg.'-arket har verdi (dvs. det må legges inn gyldig dato på alle bilag).

1) Betalt husleie 1.10.2016, kr. 3000 etter kontrakt

Bokføres slik: Debet 6300 / Kredit 1910

2) Faktura og betaling regnskapshonorar 4.10.2016, kr. 9600

Bokføres slik: Debet 6710 / Kredit 1910

3) Porto lagt ut av daglig leder 6.10.2016, kr. 380

Bokføres slik: Debet 6940 / Kredit 2910

4) Kontant salg første uke i oktober, 9.10.2016, kr. 15.890,65

Bokføres slik: Debet 1900 / 3110

5) Bankkort salg første uke i oktober, 9.10.2016, kr. 37.113,97

Bokføres slik: Debet 1910 / 3110

BOKFØRINGEN: 'Reg.'-arket og hvordan bilagene bokføres

RESULTATET: Saldobalansen og Resultatregnskapet etter de 5 første bilagene


Microsoft Office Excel - Tips og triks!

Noe av det du kommer til å sette aller størst pris på med Excel og iExcel Arbeidsbøker er de mange mulighetene du får for registrering av inndata. Og det er nettopp registrering som er den jobben du overtar fra regnskapsfører, eller lønnskonsulent. Med våre systemer har du en fleksibilitet som er langt større enn det en tradisjonell regnskapsfører har. 

Tips og triks # 6: Noen måter du kan legge inn data på

Du kan selvsagt registrere data manuelt, og vi anbefaler faktisk nye medlemmer om å starte der. Etter en stund kan man så vurdere å innføre raskere metoder. Her er noen triks du kan bruke:


Bruke autofyll-funksjonen

I stedet for å legge inn data i et regneark manuelt, kan du bruke Autofyll-funksjonen til å fylle celler med data som følger et mønster eller som er basert på data i andre celler. I eksempelet nedenfor er det fylt inn ulike navn i radene 3, 4 og 5. Når cellen i rad 6 skal fylles inn, kommer det opp forslag slik at det er bare å trykke Enter, om forslaget som kommer opp har det navnet man ønsker.

Nr. 1: Inntasting av første bokstav (O) gir forlaget Ole Olsen, basert på at en celle over i kolonnen starter på O.

Nr. 2: Etter å ha tastet inn O og trykket på Enter er ønsket navn på plass

Nr. 3: Hvis man i stedet hadde tastet inn S, ville ikke det komme opp forslag. Ingen av navnene over i kolonnen starter på S.

Nr. 4: Med P som første bokstav er det nødvendig å legge inn to bokstaver ‘pe’ eller ‘på’ for at autofyll skal kunne skille mellom Per og Pål


Innlegging av dato

Dato er viktig opplysning uansett om det er faktura, regnskap eller lønninger som skal registreres.

​Med Excel registerer du dato fortere. For å legge inn datoen 01.01.2016 er det nok å taste inn 1-1 eller 1.1, så lenge året er 2016 når du taster det inn. Så snart vi er over i 2017, kommer Excel til å tolke 1-1 å være 1. januar 2017. iExcel Arbeidsbøker 2016 gir feilmelding på 2017-dato.

Du har to grunner for å kjenne til denne korte dato-inntastingen. 1) Det effektiviserer jobben din mye. 2) Du forstår hvorfor du får feilmelding i starten av 2017 når du prøver å legge inn datoer i 2016-Arbeidsbøker slik du har gjort gjennom hele 2016.

Alle iExcel Arbeidsbøker har Dato-cellene som er formatert riktig. I andre regneark du kommer bort i, kan imidlertid celleformatet skape uventet resultat, jfr. bildet nedenfor.

Legg spesielt merke til kolonne D og G: Når dato i Excel vises i tallformat, som i kolonne D, vises dato som et heltall som starter med tallet 1 den 1.1.1900. I kolonne G vises datoen som ‘########’, og det er fordi kolonnebredden er for smal i forhold til datoen. Hver gang du opplever en celle med ‘########’ som innhold, må du øke kolonnebredden, endre font eller redusere fontstørrelsen for å se innholdet.


Gjøre beregninger direkte i beløpscellen

iExcel Mini-Regnskap og iExcel Regnskapsbok Premium har unike muligheter. Du trenger ikke kalkulator når du kan gjøre beregning av beløp direkte i cellene. Her er gode eksempler på hva du kan gjøre (se formlene i formellinjen og resultatet i gul celle):

I første eksempelet brukes formel for å beregnet tallet i E2 (456,75) fratrukket tallet i E1 (193,50)

I neste eksempel brukes formel for å få bruttobeløp inkl. mva ved å gange nettobeløpet på kr. 4520 med 1,25

I tredje eksempel skal det tas 33,333% av beløpet på kr. 1231,50, avrundet til to desimaler)

I siste eksempel ser du hvordan forrige beregning vil være uten avrundingen


Kopier - Lim inn (Copy-Paste)

Alle nettbanker gir mulighet få bankutskriftene til Excel-fil eller en CSV-fil (komma-separert-fil). Det betyr at den som bruker iExcel ikke vil savne integrasjon mot bank. Det er bare å kopiere data fra CSV-filen og over til Reg.-arket i iEcxel Mini-Regnskap eller iExcel Regnskapsbok Premium. Det kan lages et oppsett som gjør at alle banktransaksjonene i en måned kan kopieres og limes inn samlet. I dette eksempelet tas data direkte fra CSV-filen.

Bildet er fra csv-filen. Dato og tekst kan kopieres inn samlet siden disse to kolonnene også er samlet i Reg.-arket i Mini-Regnskap. Merk område, høyreklikk og velg Kopier

Neste bilde er fra ‘Reg.’-arket i Mini-Regnskap. Stå i første celle (D111), høyreklikk og velg Lim-inn-som-verdier

Når det gjelder beløp, så skal alle beløp være positive i iExcel Mini-Regnskap. Uttak bokføres ved at konto 1910 står til Kredit (For innskudd står konto 1910 til Debet). Beløpene i csv-filens kolonne E konverteres til positive verdier med funksjonen =ABS(). Se formelen i celle J2 som konverterer negativt beløp i E2 til positivt beløp.

I tillegg til nettbank får du ut CSV-fil eller Excel-fil med transaksjoner fra alle seriøse datasystemer for Nettbutikk, Faktura, Lønn, Kasse (butikk) osv. Når du bruker iExcel kan du føre transaksjonene fra en rekke systemer med Copy-Paste, og du trenger ingen rigide systemer med automatiske integrasjoner som låser deg til en kostbar leverandør i lang tid fremover.


Tips og triks # 7: Angre eller rette opp feil

iExcel er det beste datasystemene du finner når det gjelder dette punktet. Du kan rette opp feil du gjør uten å gå veien om tungvinte metoder. Det gir deg også muligheter til å eksperimentere deg frem til korrekte løsninger hvis du er usikkert.


Lukke filen uten å lagre

Hvis du har gjort så massive feil at det er mest effektivt å bare lukke filen og starte på nytt, så er det en god mulighet


Bruke angreknappen og overskrive celler

I mange ark kan du bruke angreknappen for å gjøre om den siste eller de siste handlinger. Virker ikke angreknappen finnes det andre løsninger som er like gode. Angreknappen finner du her:angreknapp

Det er fullt mulig å endre innlagte data i en celle som er feil. At muligheten er der, betyr ikke at du alltid kan benytte deg av den. Endringer som påvirker allerede sendte dokumenter/rapporteringer skal ikke finne sted. Mindre justeringer, som f.eks. å endre fra konto 7310 til 7320, kan gå fint så lenge mva-behandlingen ikke endres.


Kopiere riktige celler over celler som har feil

Ser du at de fire sist bokførte bilagsradene er feil og ønsker å nullstille de? Da er det smart å bruke “friske” bilagsrader i Data-området som grunnlag. Da blir formler som måtte være der også med (slik tilfellet er i iExcel Premiums ‘Reg.’-ark)

Merk to rader med friske celler i Data-området

Bruk fyllhåndtaket til å kopiere de friske cellene oppover og over de cellene som skal gjenopprettes

Du kan også bruke vanlig Copy-Paste (Ctrl-C – Ctrl-V) her siden formateringen er lik på kilde og mål. Det betyr at du kan kopiere et “friskt” område over en bestemt bilagslinje som ligger inneklemt midt inne i et utfylt data-område


Kopier format

Det er ofte behov for å formatere celler. Det kan være en celle hvor formatet er ødelagt, og hvor du har andre celler i samme regneark som har riktig format. Da vil Kopier-format-penselen være til veldig god hjelp.

Du finner Kopier format her:kopierformat-penselen

Her har rad 112 et helt feil format. Dette kan skje om data fra annen kilde limes inn med kildeformat.

Her er tilsvarende celler i rad 115 først merket før det er klikket på Format-kopier-penselen:

Deretter er det bare å klikke på den første cellen i området som skal få korrigert formatet (celle C102) og se at formatene i rad 211 blir som i de andre radene:



Takk for at du har fulgt med oss gjennom 2 av vår serie med Kunnskapsbrev. Du er på rask vei til å knekke Excel-koden og til å klare deg uten standard datasystemer på de områder hvor Excel og iExcel er mer enn god nok løsning. Vi ser frem til å møte deg igjen når du skal til på Kunnskapsbrev nr. 3.

Med vennlig hilsen oss i iExcel